Qualunque figura del settore commerciale può identificare in Excel un aiuto indispensabile per il proprio lavoro.
Il software di Microsoft ha infatti il merito di contribuire al rendimento di un processo di vendita, dando la possibilità alle figure commerciali di poter tenere traccia delle informazioni relative alla propria clientela e concludere le trattative di vendita in modo più veloce ed efficace, rispetto ai metodi di vendita non informatizzati. Il fatto che questo programma fosse già nelle disponibilità delle aziende, assieme alle licenze dei software di office automation, ha permesso che venisse facilmente adottato, in quanto non costituiva una spesa aggiuntiva.
Però i lati positivi che riguardano il suo uso finiscono qui.
Prima di tutto è necessario parlare della personalizzazione di Excel
Seppur la sua modularità e flessibilità lo renda incredibilmente personalizzabile nelle funzioni, ha come rovescio della medaglia la mancanza di reale standardizzazione delle varie pagine, rendendolo poco accessibile al resto del reparto commerciale, o quantomeno con una leggibilità e una fruibilità minori rispetto ad un prodotto già realizzato ed accessibile per tutti allo stesso modo fin dalla sua concezione, quale uno specifico configuratore d’offerta. La condivisione delle informazioni è assente o molto complessa.
Perciò si evidenzia una forte componente individuale nell’uso di Excel, che va a minare nel lungo termine l’efficienza del reparto come team rendendo meno agile il lavoro di gruppo.
Un altro aspetto negativo che Excel possiede è la mancanza di reali vincoli aziendali di ogni tipo.
Per il venditore, infatti, l’importante è portare a termine la vendita, ad ogni costo.
Questo approccio può a volte generare situazioni non ottimali per l’azienda: per esempio un veditore potrebbe applicare scontistiche non concordanti con le linee aziendali, o addirittura finalizzare la vendita di un prodotto che non è immediatamente realizzabile dall’azienda, creando situazioni difficili, o del tutto irrealizzabili, per il settore tecnico.
D’altro canto…
Un software CPQ parte dalla definizione delle regole produttive (possibili personalizzazioni di un determinato articolo in base ai parametri scelti e concessi) e commerciali (scontistiche, pacchetti, listini completi) per garantire che si sappia in modo chiaro, cosa sia vendibile e in che modo.
I configuratori avanzati inoltre, possono essere usati anche dai reparti tecnici che ricevono, in modo automatico, le distinte base per poter avviare la produzione in tempi ridotti. Unendo così il reparto vendite e commerciale in un unico sistema simbiotico.
Sicurezza, consistenza ed elaborazione dei dati
Usare Excel in ambienti locali come i PC personali, rende impossibile l’aggiornamento, il controllo e l’immagazzinamento dei dati presenti nelle memorie fisiche delle singole macchine, creando il rischio di perdite di dati, buchi di sicurezza (specialmente privacy) e determinando l’impossibilità di un’analisi complessiva dei dati di un’intera area aziendale.
Invece…
I programmi per la configurazione di prodotto salvano i dati in un formato preciso e coerente con le richieste d’impresa, uniformando il tutto per fornire la massima consistenza e coerenza, anche in caso di modifiche alle politiche commerciali e produttive.
Questi dati immagazzinati diventano successivamente nevralgici, grazie alla possibile integrazione con gli altri software aziendali. Nel caso specifico in questione il CRM e il gestionale.
Tutto ciò rende l’elaborazione dei dati uno strumento utile non solo per il singolo utilizzatore, ma per tutto il gruppo commerciale. E anche per i processi di pianificazione e controllo della produzione.
Si potrà così usufruire di informazioni condivise e facili da visionare, soprattutto se il configuratore è arricchito da funzionalità CRM . Se l’integrazione viene fatta anche con il documentale, lo scambio di file diventa immediato.
In conclusione
Seppure l’uso di Excel possa sembrare un metodo infallibile per alcuni commerciali, la realtà è che l’uso del suddetto programma non fa altro che posticipare il presentarsi dei problemi, non li elimina davvero.
Incomprensioni con il reparto tecnico, mancanza di un sistema centralizzato, modifiche manuali ai fogli elettronici dovuti a modifiche alle politiche commerciali creano più rallentamenti di quanti ne risolva Excel.
Il costo sostenuto e il tempo impiegato per l’installazione di un configuratore viene ampiamente recuperato con l’efficienza e la sicurezza di una struttura informatica che garantisce un lavoro senza perdite di tempo e senza modifiche manuali, massimizzando il successo delle trattative.